Приём иностранного сотрудника не заканчивается в момент завершения процедур оформления. Статус пребывания имеет срок действия, и для продолжения трудовой деятельности необходимо контролировать его продление. Кроме того, если сотрудник принят на работу по статусу пребывания «Специалист с определёнными навыками», на принимающую организацию возлагается обязанность реализовывать законодательно установленный план поддержки, а также подавать периодические и внеплановые уведомления.
Помимо исполнения этих юридических обязанностей, важной задачей компании является создание условий, при которых иностранный сотрудник сможет преодолеть культурные и языковые барьеры, закрепиться на рабочем месте и продуктивно работать в течение длительного времени.
Из семи этапов, описанных в статье «Процесс найма иностранных сотрудников», ШАГ 7 «Адаптация и удержание сотрудников» — это этап, работа над которым продолжается и после найма. Полный обзор всех этапов приведён в указанной статье.
Контроль продления срока пребывания
Срок пребывания иностранного сотрудника зависит от вида предоставленного статуса пребывания и хода рассмотрения поданных заявлений. Продолжение трудовой деятельности после истечения срока пребывания может создать юридические риски как для самого сотрудника, так и для работодателя.
Заявление на продление срока пребывания подаётся самим сотрудником или уполномоченным представителем, при этом стандартный срок рассмотрения может составлять от 2 недель до 1 месяца. Считается, что готовиться к подаче документов целесообразно начинать примерно за 3 месяца до истечения срока пребывания.
Компании рекомендуется вести единый список сроков пребывания всех работающих иностранных сотрудников и заблаговременно, по мере приближения срока продления, связываться с ними. Для подачи заявления на продление могут потребоваться документы, составляемые или удостоверяемые работодателем (трудовой договор, расчётные листки по заработной плате, выписка из реестра юридических лиц и др.). На практике подготовку документов и сбор необходимых материалов, как правило, осуществляет работодатель. Рекомендуем заранее определить перечень необходимых документов и подготовить структуру, позволяющую оперативно реагировать на такие запросы.
Для статуса «Специалист с определёнными навыками»: законодательно установленный план поддержки и 10 обязательных мер поддержки
Компания (принимающая организация), принявшая на работу иностранного сотрудника по статусу пребывания «Специалист с определёнными навыками (I)», обязана разработать и реализовать законодательно установленный план поддержки. Поддержку может оказывать сама принимающая организация либо она может полностью или частично передать её зарегистрированной организации поддержки, аккредитованной государством. При передаче поддержки в полном объёме принимающая организация считается исполнившей эту обязанность, однако это не означает освобождения её от ответственности как принимающей организации.
Ниже приведены 10 пунктов обязательной поддержки, установленных Иммиграционной службой Японии (см.: «Порядок применения положений о поддержке иностранных работников в рамках статуса Специалист с определёнными навыками» (Иммиграционная служба Японии)).
- Предварительный инструктаж (разъяснение условий труда, содержания деятельности, порядка въезда в страну и т. д.)
- Встреча и проводы при въезде и выезде из страны
- Содействие в поиске жилья и организации жизни (включая помощь в открытии банковского счёта, оформлении мобильной связи и подключении коммунальных услуг)
- Ориентационный инструктаж по жизни в Японии (правила, государственные услуги, меры на случай стихийных бедствий и т. д.)
- Сопровождение при обращении в государственные учреждения
- Предоставление возможностей для изучения японского языка
- Приём консультаций и жалоб (на языке, понятном сотруднику)
- Содействие в установлении контактов с местными жителями
- Содействие в поиске новой работы (в случае вынужденного увольнения)
- Регулярные личные беседы (не реже одного раза в 3 месяца, при личной встрече) и информирование о нарушениях трудового законодательства и иных норм
Эта поддержка не сводится к простому оказанию услуг — она является юридической обязанностью принимающей организации. Также требуется вести и хранить записи о ходе её реализации.
📋 Консультации по выбору зарегистрированной организации поддержки и содержанию плана поддержки
Мы также оказываем консультации по составлению плана поддержки для статуса «Специалист с определёнными навыками» и по выбору организации, которой можно передать эти функции. Свяжитесь с нами — мы будем рады помочь.
Обязанности принимающей организации по уведомлениям (статус «Специалист с определёнными навыками»: периодические и внеплановые)
Организации, принявшие иностранных сотрудников по статусу «Специалист с определёнными навыками», обязаны подавать уведомления в Иммиграционную службу Японии. Предусмотрено два вида уведомлений — «периодическое уведомление» и «внеплановое уведомление» (см.: «Формы уведомлений о состоянии приёма, деятельности и поддержки» (Иммиграционная служба Японии)).
Периодическое уведомление подаётся раз в год и содержит отчёт о состоянии приёма сотрудника, его деятельности и оказанной поддержки (отчётный период: с 1 апреля по 31 марта следующего года; срок подачи — до 31 мая следующего года. Начиная с подачи за апрель 2026 года применяется обновлённая форма — Форма № 3-6. См.: «Порядок составления уведомления о состоянии приёма, деятельности и поддержки» (Иммиграционная служба Японии)).
Внеплановое уведомление подаётся каждый раз при возникновении определённых обстоятельств. К основным случаям относятся: возникновение затруднений с реализацией плана поддержки (Форма № 3-7), возникновение особых обстоятельств в ходе оказания поддержки (Форма № 4-3), отсутствие деятельности иностранного сотрудника в течение 1 месяца и более (Форма № 5-14), а также случаи, когда местонахождение сотрудника неизвестно (Форма № 5-15).
Несоблюдение обязанности по уведомлению может повлечь предусмотренные системой санкции. Важно наладить взаимодействие с ответственным за поддержку сотрудником или зарегистрированной организацией поддержки, которой передана эта функция, и выстроить систему контроля графика уведомлений и учёта их исполнения.
Уведомление при смене работы или увольнении (независимо от статуса пребывания)
При смене работы или увольнении иностранного сотрудника, независимо от вида статуса пребывания, сам сотрудник обязан подать уведомление в Иммиграционную службу Японии. Согласно Закону об иммиграционном контроле, уведомление должно быть подано в течение 14 дней со дня возникновения соответствующего обстоятельства (см.: «Уведомление о контрактной организации» (Иммиграционная служба Японии)).
Основные обстоятельства, требующие подачи уведомления:
- прекращение трудового договора (увольнение по собственному желанию или по инициативе работодателя);
- заключение нового трудового договора (начало работы на новом месте);
- изменение наименования, адреса или ликвидация организации, к которой относится сотрудник.
Уведомление можно подать одним из трёх способов: через интернет, лично в окне иммиграционного управления или по почте. При этом при подаче уведомления через интернет представление подтверждающих документов не требуется.
В рамках процедуры увольнения компании желательно убедиться, что сотрудник осведомлён об этой обязанности по уведомлению, и при необходимости разъяснить порядок его подачи. Несоблюдение этой обязанности может повлиять, в частности, на последующее продление срока пребывания.
Кроме того, отдельно возникает обязанность работодателя — подать в Hello Work уведомление о трудоустройстве иностранных сотрудников (при увольнении) (см.: «Уведомление о трудоустройстве иностранных сотрудников» (Министерство здравоохранения, труда и благосостояния)). Как и при приёме на работу (ШАГ 6), об этом необходимо не забывать и при увольнении сотрудника.
Меры по адаптации и удержанию сотрудников на рабочем месте
Наряду с исполнением юридических обязанностей важной задачей компании является создание условий, в которых иностранный сотрудник сможет закрепиться на рабочем месте и продуктивно работать в течение длительного времени. Ниже приведён ряд практических рекомендаций.
- Организация внутренней коммуникации: помимо организации устного перевода (силами внутренних сотрудников или с привлечением внешних специалистов), рабочие инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и внутренние сообщения по возможности стоит предоставлять на упрощённом японском языке или на нескольких языках — это помогает предотвратить недопонимание.
- Проведение регулярных бесед: регулярные индивидуальные встречи, включающие проверку статуса пребывания и обсуждение бытовых трудностей, способствуют раннему выявлению проблем и укреплению доверия. В ряде случаев такие встречи можно совмещать с обязательными по закону беседами в рамках статуса «Специалист с определёнными навыками».
- Чёткое определение канала для обращений: если сообщить сотруднику контакты для обращения к кадровому специалисту или внешнему эксперту (зарегистрированной организации поддержки, специалисту по административным процедурам и т. д.), это может снизить чувство изоляции.
- Обсуждение карьерных перспектив: заблаговременное разъяснение цикла продления статуса пребывания, а также возможных в будущем при соблюдении соответствующих требований изменений статуса (например, переход на «Специалиста с определёнными навыками (II)» или «Высококвалифицированного специалиста»), может стать дополнительным стимулом для долгосрочной работы.
Заключение
Адаптация и удержание иностранных сотрудников — это этап, работа над которым продолжается и после приёма на работу. Контроль сроков пребывания; для статуса «Специалист с определёнными навыками» — реализация законодательно установленного плана поддержки и соблюдение периодических и внеплановых уведомлений; разъяснение сотруднику обязанности по уведомлению при смене работы или увольнении; а также формирование благоприятной рабочей среды — системный подход организации ко всем этим направлениям служит основой долгосрочных трудовых отношений.
В частности, в дальнейшем ожидается усиление тенденции, при которой уровень владения японским языком будет иметь значение практически для всех видов статуса пребывания. В связи с этим рекомендуем рассматривать обучение японскому языку как одно из важных направлений работы по адаптации и удержанию сотрудников.
Полный обзор процесса найма иностранных сотрудников — от подбора персонала до подачи заявлений, продления и изменения статуса пребывания — приведён в статье «Процесс найма иностранных сотрудников». Также рекомендуем ознакомиться со статьёй «Найм иностранных сотрудников начинается ещё до подачи заявления на визу», в которой раскрывается подход, лежащий в основе найма.
🧭 Обращайтесь к нам за консультацией по приёму и адаптации иностранных сотрудников — от построения системы до её реализации
В рамках услуги по подбору иностранных специалистов мы также консультируем по вопросам организации поддержки после приёма на работу. Рекомендуем воспользоваться самопроверкой возможности приёма сотрудника.