Разбираем различия и порядок трёх процедур оформления статуса пребывания при найме иностранных сотрудников, а также обязанность уведомления при смене работы
При найме иностранных специалистов часто говорят о «подаче заявления на визу», однако на самом деле речь идёт об оформлении «статуса пребывания» (在留資格), необходимого для работы в Японии. Порядок оформления зависит от текущей ситуации кандидата и в целом делится на три вида процедур.
После того как принято решение о найме, следующий вопрос — «какую процедуру должен пройти кандидат и когда он сможет приступить к работе». Поскольку сроки подачи заявления и перечень необходимых документов различаются в зависимости от вида процедуры, важно вести подготовку параллельно с планированием найма.
В этой статье мы разбираем различия и порядок трёх процедур — заявления на выдачу сертификата соответствия статусу пребывания, заявления о смене статуса пребывания и оформления свидетельства о праве на трудовую деятельность, — а также обязанность уведомления, которая возлагается на самого иностранного гражданина при смене работы. О выборе статуса пребывания рассказано на предыдущем этапе (Проверка и выбор статуса пребывания). Общую картину найма иностранных специалистов можно увидеть в статье Порядок найма иностранных сотрудников.
Выбор процедуры оформления статуса пребывания зависит от того, где сейчас находится кандидат, каким статусом пребывания он уже обладает, а также от того, идёт ли речь о новом найме или о смене работы.
Заявление на выдачу сертификата соответствия статусу пребывания (заявление на COE) используется, когда иностранный специалист приглашается из-за рубежа. Ещё до въезда в страну он получает подтверждение статуса пребывания — сертификат, который упрощает последующее оформление визы в загранучреждении.
Заявление о смене статуса пребывания подаётся, когда иностранный гражданин, уже находящийся в Японии, переходит на статус, отличный от текущего. Типичные примеры — приём на работу выпускника-иностранного студента или переход с другого рабочего статуса пребывания.
Свидетельство о праве на трудовую деятельность — это необязательный документ. Он позволяет получить от иммиграционного управления подтверждение того, что трудовая деятельность после смены работы соответствует имеющемуся статусу пребывания. Юридической обязанности его получать нет, однако для компании и для самого иностранного сотрудника это удобный способ заранее убедиться в соответствии.
При найме иностранного специалиста, проживающего за рубежом, ещё до его въезда в Японию подаётся заявление на выдачу сертификата соответствия статусу пребывания. Полученный сертификат представляется в загранучреждение (посольство или консульство), что упрощает получение визы и разрешения на въезд.
Заявителем может выступать как сам иностранный гражданин, так и сотрудник принимающей организации (работодателя), либо адвокат, административный юрист (гёсэй-сёси) и т. д. в качестве уполномоченного представителя по подаче заявления. Поскольку в этой процедуре компания может принимать активное участие, её обычно ведут параллельно с подготовкой к приёму сотрудника.
Стандартный срок рассмотрения, как правило, составляет от 1 до 3 месяцев, поэтому между принятием решения о найме и выходом сотрудника на работу необходимо закладывать определённый запас времени. Плата за подачу заявления не взимается. Отметим, что с марта 2023 года стало возможным получать сертификат по электронной почте.
Перечень необходимых документов зависит от вида статуса пребывания, на который планируется работа, но в некоторых случаях могут потребоваться трудовой договор, материалы, раскрывающие характер деятельности и финансовое положение компании, а также сведения об обстоятельствах найма. Чёткое определение должностных обязанностей и условий трудоустройства ещё на этапе планирования найма помогает точнее подготовить необходимые документы.
📋 Консультация по необходимым документам и срокам подготовки
Перечень документов, необходимых для подачи заявления на сертификат соответствия, зависит от отрасли и масштаба компании, а также от биографии кандидата. Свяжитесь с нами — мы будем рады проконсультировать.
Если иностранный гражданин, уже находящийся в Японии, планирует заниматься деятельностью (работой), отличной от той, что предусмотрена его нынешним статусом, требуется заявление о смене статуса пребывания. Характерный пример — приём на работу студента со статусом пребывания «учёба» в качестве выпускника с переходом на один из рабочих статусов пребывания.
Заявителем, помимо самого иностранного гражданина, может выступать сотрудник компании-работодателя, адвокат, административный юрист (гёсэй-сёси) и т. д. в качестве уполномоченного представителя по подаче заявления.
Стандартный срок рассмотрения обычно указывается как 1–2 месяца, однако на практике нередко занимает около 2–3 месяцев. Заявление необходимо подать, пока ещё не истёк текущий срок пребывания, поэтому важно рассчитывать время, ориентируясь на срок действия, указанный в карте резидента. При выдаче разрешения взимается пошлина в размере 6 000 иен (5 500 иен при подаче заявления онлайн) (пошлины по состоянию на 1 июля 2026 г.).
Необходимо подготовить документы, соответствующие виду статуса пребывания, на который осуществляется переход: в ходе рассмотрения проверяется соответствие должностных обязанностей, образования и трудового опыта кандидата новому статусу. Чёткое определение содержания работы уже на этапе принятия решения о найме способствует более гладкому прохождению проверки.
Свидетельство о праве на трудовую деятельность — это необязательный документ, подтверждающий, что трудовая деятельность, которую собирается вести иностранный гражданин, допускается его текущим статусом пребывания (подробнее: Иммиграционная служба Японии). При смене работы это позволяет заранее убедиться, что содержание работы на новом месте соответствует текущему статусу пребывания, — что полезно и для компании, и для самого иностранного сотрудника.
Стандартный срок рассмотрения, если речь идёт о смене места работы, может составлять около 1–3 месяцев. Пошлина составляет 2 000 иен (1 600 иен при подаче заявления онлайн).
При этом в случае смены работы, увольнения, трудоустройства, а также прекращения деятельности или изменения наименования организации, с которой заключён договор, на самого иностранного гражданина возлагается обязанность подать уведомление о контрактной организации. Уведомление необходимо подать в иммиграционное управление в течение 14 дней со дня наступления соответствующего обстоятельства.
Это уведомление подаёт сам иностранный гражданин — система не предусматривает подачи от имени компании-работодателя. Обязанность распространяется на такие статусы пребывания, как «Инженер / специалист по гуманитарным наукам / международным услугам», «Высококвалифицированный специалист», «Научная деятельность», «Уход за больными», «Профессиональные навыки», «Специалист с определёнными навыками» и другие. Уведомление можно подать онлайн, лично в окне приёма или по почте, при этом при подаче онлайн приложение сопроводительных документов не требуется.
Компаниям, принимающим иностранных сотрудников, желательно заранее сообщать им об этой обязанности уведомления — на случай смены работы или увольнения.
Выбор процедуры оформления статуса пребывания — сертификат соответствия, заявление о смене статуса или свидетельство о праве на трудовую деятельность — зависит от текущей ситуации кандидата. У каждой из процедур свой стандартный срок рассмотрения, который напрямую влияет на график найма, поэтому важно как можно раньше после принятия решения о найме составить представление о порядке действий.
Отметим также, что в этой статье мы подробно не останавливались на этом, но в ходе рассмотрения заявления проверяются и финансовое положение принимающей компании, и предыдущая история пребывания заявителя в Японии.
Кроме того, если предстоит смена работы, наряду с возможностью использования свидетельства о праве на трудовую деятельность стоит заранее уточнить и обязанность иностранного сотрудника подать уведомление (в течение 14 дней со дня наступления обстоятельства).
Подробнее обо всех семи этапах найма иностранных специалистов рассказано в статье Порядок найма иностранных сотрудников. О том, что стоит учитывать ещё до начала найма, можно узнать из статьи Наём иностранных специалистов начинается раньше, чем подача заявления на визу.
🧭 Комплексная поддержка на всех этапах найма иностранных сотрудников
Наша компания оказывает поддержку по всему циклу — от оформления статуса пребывания до разработки плана найма — в формате «одного окна». Также рекомендуем ознакомиться с услугой по подбору иностранных специалистов и воспользоваться самопроверкой на возможность приёма.
