Рассказываем о порядке действий с первого дня работы — уведомлении о трудоустройстве иностранного гражданина, оформлении социального страхования и проверке карты резидента, — а также о практических аспектах поддержки сотрудника в организации жизни.
После получения статуса пребывания и въезда в Японию наступает долгожданный день выхода сотрудника на работу. Однако именно с этого момента для компании начинается новый этап практической работы. При приёме на работу иностранного сотрудника, помимо процедур, общих с оформлением японских сотрудников, требуется выполнить ряд законодательно установленных уведомлений, специфичных для трудоустройства иностранцев.
Для некоторых из этих процедур установлены строгие сроки, а за их несоблюдение в ряде случаев предусмотрены штрафные санкции. Чтобы приём иностранного сотрудника прошёл гладко, специалистам по подбору персонала и общим вопросам важно заранее составить полное представление обо всех этапах оформления.
В этой статье, как ШАГ 6 в рамках процесса найма иностранных специалистов, мы рассматриваем обязательные процедуры при трудоустройстве, проверку карты резидента, вопросы социального страхования и налогообложения, а также основные моменты поддержки сотрудника в организации жизни. Обращаем внимание, что конкретное содержание процедур может периодически меняться, поэтому актуальную информацию рекомендуем уточнять на официальных сайтах соответствующих государственных ведомств.
При приёме на работу или увольнении иностранного гражданина все работодатели обязаны подавать в «Hello Work» (Службу занятости) «уведомление о трудоустройстве иностранцев». Это уведомление введено с целью обеспечения стабильной занятости и улучшения условий труда иностранных работников и распространяется на всех иностранных работников, за исключением лиц со статусом пребывания «дипломат» или «служебный», а также лиц с особым статусом постоянного резидента (справка: Об уведомлении о трудоустройстве иностранцев (Министерство здравоохранения, труда и социального обеспечения)).
Срок подачи уведомления зависит от того, является ли сотрудник застрахованным лицом по страхованию занятости.
При подаче уведомления необходимо запросить у самого иностранного работника карту резидента или заграничный паспорт и проверить указываемые в уведомлении сведения. Прилагать копию карты резидента не требуется. За непредставление уведомления или предоставление ложных сведений может быть наложен штраф в размере до 300 000 иен.
Уведомление можно подать как с использованием документов, связанных со страхованием занятости (форма № 2 и форма № 4), так и путём представления специальной «Формы уведомления о трудоустройстве иностранцев (форма № 3)». Также возможна электронная подача через портал e-Gov или систему уведомлений о трудоустройстве иностранцев.
При выходе сотрудника на работу важно повторно проверить содержание карты резидента. Даже если проверка уже проводилась на этапе собеседования и отбора, в день выхода на работу необходимо запросить оригинал документа и убедиться в актуальности сведений.
Основные моменты, которые следует проверить, перечислены ниже.
В карту резидента встроен IC-чип, и с помощью «Приложения для считывания карт резидента», предоставляемого Иммиграционной службой Японии, можно сверить данные на лицевой стороне карты со сведениями на чипе и проверить документ на предмет подделки или изменения (справка: Приложение для считывания карт резидента (Иммиграционная служба Японии)).
Вопрос о том, сохранять ли копию карты резидента, следует решать в соответствии с внутренними правилами компании с учётом требований по защите персональных данных. Кроме того, важно продолжать отслеживать срок действия статуса пребывания и после выхода сотрудника на работу: заблаговременное напоминание сотруднику о приближении срока продления также способствует его удержанию в компании.
Даже для иностранных сотрудников оформление социального страхования (медицинского страхования и страхования по программе трудовой пенсии) и страхования занятости в целом производится на тех же условиях, что и для японских сотрудников. Согласно разъяснениям Пенсионной службы Японии, лица моложе 70 лет, постоянно работающие на предприятии, подлежащем обязательному страхованию, становятся застрахованными лицами по программе трудовой пенсии и медицинского страхования независимо от гражданства (справка: Пенсионная служба Японии — предприятия, подлежащие обязательному страхованию, и застрахованные лица). В течение 5 дней после трудоустройства необходимо подать «Уведомление о приобретении статуса застрахованного лица» в Пенсионную службу Японии (в соответствующий сервисный центр или пенсионное бюро).
Что касается налогообложения, порядок удержания налога может различаться в зависимости от статуса проживания сотрудника. Поскольку применяемая налоговая ставка зависит от того, отнесён ли сотрудник по Закону о подоходном налоге к категории «резидент» или «нерезидент», рекомендуем при рассмотрении вопросов, связанных с периодом сразу после въезда в Японию, обращаться к разъяснениям Национального налогового управления, а при необходимости — консультироваться со специалистами, например с налоговым консультантом (справка: Национальное налоговое управление — заработная плата и иные выплаты нерезидентам).
Сбор данных «My Number» (индивидуального номера) необходим для оформления социального страхования и налоговых процедур. Индивидуальный номер присваивается иностранному сотруднику после прохождения регистрации по месту жительства в муниципальном органе. После завершения этой процедуры необходимо получить номер «My Number» у сотрудника и обеспечить его надлежащее хранение.
Чтобы иностранный сотрудник мог полноценно работать уже с первых дней после прибытия, наряду с организацией рабочей среды важно поддержать его в обустройстве повседневной жизни — это способствует скорейшей адаптации и удержанию сотрудника в компании. Ниже перечислены некоторые виды поддержки, которые может рассмотреть компания.
Поиск жилья При аренде жилья в Японии иностранные граждане нередко сталкиваются со сложностями при поиске поручителя или прохождении проверки при заселении. Компании имеет смысл заранее определить, чем она может помочь: например, предоставить служебное жильё или жильё по партнёрским договорам либо порекомендовать риэлторскую компанию или гаранта, имеющих опыт работы с иностранными арендаторами.
Регистрация по месту жительства и «My Number» Иностранный гражданин, въехавший в Японию или переехавший в новый населённый пункт, обязан пройти регистрацию по месту жительства в муниципальном органе по месту проживания. Поскольку номер «My Number» присваивается на основании этой регистрации, рекомендуем как можно раньше побудить сотрудника пройти её — это необходимо для дальнейшего оформления социального страхования и налоговых процедур.
Открытие банковского счёта Для перечисления заработной платы необходимо открыть банковский счёт. В зависимости от финансового учреждения могут потребоваться, помимо карты резидента и паспорта, и другие документы, например справка о регистрации по месту жительства. Поскольку сразу после приезда в Японию подготовка документов может занять некоторое время, рекомендуется заблаговременно рассказать об этом сотруднику в рамках вводного инструктажа при трудоустройстве.
Вводный инструктаж при трудоустройстве Стоит заранее систематизировать моменты, которые могут быть особенно трудны для понимания иностранным сотрудником, — правила внутреннего трудового распорядка, внутренние регламенты компании, порядок действий при чрезвычайных ситуациях, — и при необходимости использовать упрощённый японский язык или материалы на нескольких языках. Внимательное разъяснение с учётом как языковых, так и культурных особенностей существенно влияет на дальнейшую адаптацию сотрудника в компании.
📋 Остались вопросы о порядке оформления при приёме на работу?
Если у вас возникли вопросы о сроках подачи уведомления о трудоустройстве иностранцев, порядке оформления социального страхования, проверке карты резидента и других аспектах подготовки к приёму сотрудника, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам. Свяжитесь с нами — мы будем рады проконсультировать.
Именно после получения статуса пребывания начинается основная работа компании по приёму иностранного сотрудника. У уведомления о трудоустройстве иностранцев, проверки карты резидента и оформления социального страхования — у каждой процедуры свои сроки и особенности, которые нужно учитывать. Поскольку упущения в оформлении документов могут привести к проблемам или штрафным санкциям, рекомендуем заранее, до дня выхода сотрудника на работу, подготовить контрольный список и вести процесс с запасом времени.
Общую картину найма иностранных специалистов мы рассматриваем в статье Процесс найма иностранных специалистов, а подход к планированию найма — в статье Найм иностранных специалистов начинается ещё до подачи заявления на визу. О поддержке адаптации сотрудника после выхода на работу (ШАГ 7) мы расскажем в следующей статье.
🧭 От найма до приёма иностранных специалистов — комплексная поддержка «под ключ»
В рамках услуги по подбору иностранных специалистов мы всесторонне сопровождаем найм иностранных сотрудников вашей компанией — от поддержки при подаче заявления на визу до помощи в организации жизни сотрудника после выхода на работу. Начните с самостоятельной проверки готовности к приёму сотрудника.
