После получения статуса пребывания и въезда в Японию наступает долгожданный день выхода сотрудника на работу. Однако именно с этого момента для компании начинается новый этап практической работы. При приёме на работу иностранного сотрудника, помимо процедур, общих с оформлением японских сотрудников, требуется выполнить ряд законодательно установленных уведомлений, специфичных для трудоустройства иностранцев.
Для некоторых из этих процедур установлены строгие сроки, а за их несоблюдение в ряде случаев предусмотрены штрафные санкции. Чтобы приём иностранного сотрудника прошёл гладко, специалистам по подбору персонала и общим вопросам важно заранее составить полное представление обо всех этапах оформления.
В этой статье, как ШАГ 6 в рамках процесса найма иностранных специалистов, мы рассматриваем обязательные процедуры при трудоустройстве, проверку карты резидента, вопросы социального страхования и налогообложения, а также основные моменты поддержки сотрудника в организации жизни. Обращаем внимание, что конкретное содержание процедур может периодически меняться, поэтому актуальную информацию рекомендуем уточнять на официальных сайтах соответствующих государственных ведомств.
Уведомление о трудоустройстве иностранцев (сообщение в Hello Work)
При приёме на работу или увольнении иностранного гражданина все работодатели обязаны подавать в «Hello Work» (Службу занятости) «уведомление о трудоустройстве иностранцев». Это уведомление введено с целью обеспечения стабильной занятости и улучшения условий труда иностранных работников и распространяется на всех иностранных работников, за исключением лиц со статусом пребывания «дипломат» или «служебный», а также лиц с особым статусом постоянного резидента (справка: Об уведомлении о трудоустройстве иностранцев (Министерство здравоохранения, труда и социального обеспечения)).
Срок подачи уведомления зависит от того, является ли сотрудник застрахованным лицом по страхованию занятости.
- Если сотрудник является застрахованным лицом по страхованию занятости: при приёме на работу — до 10 числа следующего месяца, при увольнении — в течение 10 дней, считая со следующего дня.
- Если сотрудник не является застрахованным лицом по страхованию занятости: как при приёме на работу, так и при увольнении — до последнего дня следующего месяца.
При подаче уведомления необходимо запросить у самого иностранного работника карту резидента или заграничный паспорт и проверить указываемые в уведомлении сведения. Прилагать копию карты резидента не требуется. За непредставление уведомления или предоставление ложных сведений может быть наложен штраф в размере до 300 000 иен.
Уведомление можно подать как с использованием документов, связанных со страхованием занятости (форма № 2 и форма № 4), так и путём представления специальной «Формы уведомления о трудоустройстве иностранцев (форма № 3)». Также возможна электронная подача через портал e-Gov или систему уведомлений о трудоустройстве иностранцев.
Проверка карты резидента и управление документами
При выходе сотрудника на работу важно повторно проверить содержание карты резидента. Даже если проверка уже проводилась на этапе собеседования и отбора, в день выхода на работу необходимо запросить оригинал документа и убедиться в актуальности сведений.
Основные моменты, которые следует проверить, перечислены ниже.
- Статус пребывания: соответствует ли разрешённый статус пребывания фактическому содержанию поручаемой работы.
- Срок действия статуса пребывания: действителен ли он на момент выхода сотрудника на работу (если подано заявление на продление — проверить номер регистрации заявления).
- Наличие ограничений на трудовую деятельность: не указаны ли в документе такие пометки, как «работа запрещена» или «разрешена только деятельность, указанная в дополнительном разрешении».
В карту резидента встроен IC-чип, и с помощью «Приложения для считывания карт резидента», предоставляемого Иммиграционной службой Японии, можно сверить данные на лицевой стороне карты со сведениями на чипе и проверить документ на предмет подделки или изменения (справка: Приложение для считывания карт резидента (Иммиграционная служба Японии)).
Вопрос о том, сохранять ли копию карты резидента, следует решать в соответствии с внутренними правилами компании с учётом требований по защите персональных данных. Кроме того, важно продолжать отслеживать срок действия статуса пребывания и после выхода сотрудника на работу: заблаговременное напоминание сотруднику о приближении срока продления также способствует его удержанию в компании.
Оформление социального страхования, страхования занятости и налоговые процедуры
Даже для иностранных сотрудников оформление социального страхования (медицинского страхования и страхования по программе трудовой пенсии) и страхования занятости в целом производится на тех же условиях, что и для японских сотрудников. Согласно разъяснениям Пенсионной службы Японии, лица моложе 70 лет, постоянно работающие на предприятии, подлежащем обязательному страхованию, становятся застрахованными лицами по программе трудовой пенсии и медицинского страхования независимо от гражданства (справка: Пенсионная служба Японии — предприятия, подлежащие обязательному страхованию, и застрахованные лица). В течение 5 дней после трудоустройства необходимо подать «Уведомление о приобретении статуса застрахованного лица» в Пенсионную службу Японии (в соответствующий сервисный центр или пенсионное бюро).
Что касается налогообложения, порядок удержания налога может различаться в зависимости от статуса проживания сотрудника. Поскольку применяемая налоговая ставка зависит от того, отнесён ли сотрудник по Закону о подоходном налоге к категории «резидент» или «нерезидент», рекомендуем при рассмотрении вопросов, связанных с периодом сразу после въезда в Японию, обращаться к разъяснениям Национального налогового управления, а при необходимости — консультироваться со специалистами, например с налоговым консультантом (справка: Национальное налоговое управление — заработная плата и иные выплаты нерезидентам).
Сбор данных «My Number» (индивидуального номера) необходим для оформления социального страхования и налоговых процедур. Индивидуальный номер присваивается иностранному сотруднику после прохождения регистрации по месту жительства в муниципальном органе. После завершения этой процедуры необходимо получить номер «My Number» у сотрудника и обеспечить его надлежащее хранение.
Поддержка в организации жизни
Чтобы иностранный сотрудник мог полноценно работать уже с первых дней после прибытия, наряду с организацией рабочей среды важно поддержать его в обустройстве повседневной жизни — это способствует скорейшей адаптации и удержанию сотрудника в компании. Ниже перечислены некоторые виды поддержки, которые может рассмотреть компания.
Поиск жилья При аренде жилья в Японии иностранные граждане нередко сталкиваются со сложностями при поиске поручителя или прохождении проверки при заселении. Компании имеет смысл заранее определить, чем она может помочь: например, предоставить служебное жильё или жильё по партнёрским договорам либо порекомендовать риэлторскую компанию или гаранта, имеющих опыт работы с иностранными арендаторами.
Регистрация по месту жительства и «My Number» Иностранный гражданин, въехавший в Японию или переехавший в новый населённый пункт, обязан пройти регистрацию по месту жительства в муниципальном органе по месту проживания. Поскольку номер «My Number» присваивается на основании этой регистрации, рекомендуем как можно раньше побудить сотрудника пройти её — это необходимо для дальнейшего оформления социального страхования и налоговых процедур.
Открытие банковского счёта Для перечисления заработной платы необходимо открыть банковский счёт. В зависимости от финансового учреждения могут потребоваться, помимо карты резидента и паспорта, и другие документы, например справка о регистрации по месту жительства. Поскольку сразу после приезда в Японию подготовка документов может занять некоторое время, рекомендуется заблаговременно рассказать об этом сотруднику в рамках вводного инструктажа при трудоустройстве.
Вводный инструктаж при трудоустройстве Стоит заранее систематизировать моменты, которые могут быть особенно трудны для понимания иностранным сотрудником, — правила внутреннего трудового распорядка, внутренние регламенты компании, порядок действий при чрезвычайных ситуациях, — и при необходимости использовать упрощённый японский язык или материалы на нескольких языках. Внимательное разъяснение с учётом как языковых, так и культурных особенностей существенно влияет на дальнейшую адаптацию сотрудника в компании.
📋 Остались вопросы о порядке оформления при приёме на работу?
Если у вас возникли вопросы о сроках подачи уведомления о трудоустройстве иностранцев, порядке оформления социального страхования, проверке карты резидента и других аспектах подготовки к приёму сотрудника, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам. Свяжитесь с нами — мы будем рады проконсультировать.
Заключение
Именно после получения статуса пребывания начинается основная работа компании по приёму иностранного сотрудника. У уведомления о трудоустройстве иностранцев, проверки карты резидента и оформления социального страхования — у каждой процедуры свои сроки и особенности, которые нужно учитывать. Поскольку упущения в оформлении документов могут привести к проблемам или штрафным санкциям, рекомендуем заранее, до дня выхода сотрудника на работу, подготовить контрольный список и вести процесс с запасом времени.
Общую картину найма иностранных специалистов мы рассматриваем в статье Процесс найма иностранных специалистов, а подход к планированию найма — в статье Найм иностранных специалистов начинается ещё до подачи заявления на визу. О поддержке адаптации сотрудника после выхода на работу (ШАГ 7) мы расскажем в следующей статье.
🧭 От найма до приёма иностранных специалистов — комплексная поддержка «под ключ»
В рамках услуги по подбору иностранных специалистов мы всесторонне сопровождаем найм иностранных сотрудников вашей компанией — от поддержки при подаче заявления на визу до помощи в организации жизни сотрудника после выхода на работу. Начните с самостоятельной проверки готовности к приёму сотрудника.