接收外籍员工的工作，并不会在入职手续办理完成时就宣告结束。在留资格设有有效期限，要使其得以继续在职工作，就需要对更新事宜进行管理。此外，若以“特定技能”在留资格接收外籍员工，接收机构还负有实施法定支援计划、并进行定期申报及随时申报的义务。
除履行上述法律义务外，帮助外籍员工跨越文化与语言的障碍、在职场中留任下来，并营造可长期发挥其能力的环境，也是企业的重要职责。
在《外籍人才招聘流程》一文介绍的7个步骤中，STEP 7“留任支持”是招聘完成后仍需持续推进的阶段。有关各步骤的整体情况，请参阅该文章。
在留期限的更新管理
外籍员工的在留期限，会因所获得在留资格的种类以及申请审查进度的不同而有所差异。若在在留期限届满后仍继续工作，则本人与雇主双方都可能面临法律风险。
在留期限更新许可申请由本人或代理人办理，标准处理期限一般为2周至1个月左右。作为准备工作的参考，通常建议从在留期限届满前约3个月开始着手办理。
建议企业以清单形式掌握在职外籍员工的在留期限，并在更新时间临近时建立及早联系本人的机制。更新申请可能需要用人单位出具或证明的相关材料（如劳动合同、工资单、登记事项证明书等）。实际操作中，通常由用人单位负责制作文件及收集资料。建议负责人员事先确认所需材料，并建立能够迅速应对的工作体制。
“特定技能”情形：法定支援计划与10项义务性支援
接收持有“特定技能1号”在留资格外籍人员的企业（接收机构），负有制定并实施法定支援计划的义务。支援既可以由接收机构自行开展，也可以将其全部或部分委托给经政府登录的登录支援机构办理。若将支援全部委托出去，接收机构即视为已履行该义务，但这并不意味着其作为接收机构的责任因此消失。
出入国在留管理厅规定的10项义务性支援内容如下（参考：《关于特定技能外国人支援的运用要领等》（出入国在留管理厅））。
- 事前指导（说明劳动条件、活动内容、入境手续等）
- 出入境时的接送
- 确保住房及安家生活支援（包括银行开户、手机开通、水电燃气等生活服务手续的支援）
- 生活情况介绍（日本的规则、公共服务、防灾等）
- 陪同办理公共手续的支援
- 提供日语学习机会
- 咨询与投诉应对（以本人能够理解的语言进行）
- 促进与当地居民的交流
- 转职支援（非自愿离职情形下）
- 定期面谈（至少每3个月进行一次面对面面谈）以及对违反《劳动基准法》等情形的举报
上述支援并不仅仅是提供服务，而是法律明确要求接收机构履行的义务。同时还要求对实施情况进行记录并妥善保存。
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接收机构的申报义务（特定技能：定期申报与随时申报）
接收特定技能外籍人员的机构，负有向出入国在留管理厅进行申报的义务。申报分为“定期申报”和“随时申报”两种（参考：《关于接收、活动及支援实施情况的申报样式》（出入国在留管理厅））。
定期申报是指每年就接收、活动及支援的实施情况进行一次报告（对象期间：每年4月1日至次年3月31日，提交期限：次年5月31日之前。自2026年4月起提交的部分，将适用修订后的样式（样式第3-6号）。参考：《关于接收、活动及支援实施情况申报的制作要领》（出入国在留管理厅））。
随时申报是指每当发生特定事由时，须逐次进行申报。主要事由包括：支援计划的实施出现困难的情形（样式第3-7号）、支援实施过程中发生特殊事项的情形（样式第4-3号）、外籍人员连续1个月以上未开展活动的情形（样式第5-14号），以及发生失踪人员的情形（样式第5-15号）等。
如怠于申报，可能会依制度受到相应处罚。因此，与支援负责人员或受托的登录支援机构保持联系，建立申报日程及实施记录的管理体制，十分重要。
转职、离职时的申报（不论在留资格种类）
外籍员工在转职或离职时，无论其在留资格种类为何，本人均负有向出入国在留管理厅申报的义务。根据《出入国管理及难民认定法》的规定，须自事由发生之日起14日以内提出申报（参考：《有关合同机构的申报》（出入国在留管理厅））。
需要申报的主要事由如下。
- 雇用合同终止（离职、退职）
- 缔结新的雇用合同（在新单位开始工作）
- 所属机构的名称变更、所在地变更或解散
申报方式可从网上申报、亲自送交入管窗口、邮寄这3种方式中选择。此外，通过网上申报时，无需另行提交证明申报事项的相关资料。
建议企业在办理离职手续的过程中，确认本人是否知悉这一申报义务，并在必要时告知其申报方式。若怠于申报，可能会对下次的在留期限更新等事项产生影响。
此外，向Hello Work申报外国人雇用状况（离职时）属于雇主一方另行负有的义务（参考：《外国人雇用状况的申报》（厚生劳动省））。与入职、接收（STEP 6）时的手续一样，离职时也需注意勿忘办理。
促进职场留任的举措
在履行上述法律义务的同时，着力营造有助于外籍员工在职场留任、并能长期发挥能力的环境，也是企业的重要职责。以下介绍几个实务层面的视角。
- 完善公司内部沟通：除安排口译（公司内部酌情安排或委托外部机构）外，在可行范围内以简明日语或多语言方式提供工作指示、就业规则及公司内部联络信息，有助于预防理解上的偏差。
- 设置定期面谈：定期设置一对一面谈机会，内容涵盖在留情况的确认及生活上的困扰等，有助于及早发现问题并建立信任关系。在某些情况下，该面谈也可与特定技能的法定面谈合并进行。
- 明确咨询窗口：将人事负责人或外部专家（登录支援机构、行政书士等）的咨询窗口告知本人，有助于减轻其孤立感。
- 共享职业发展前景：就在留资格的更新周期，以及在符合条件的情况下未来可考虑变更的资格（特定技能2号、高度专门职等），预先展示前景，有时有助于激励其长期就业的意愿。
结语
外籍员工的留任支持，是入职后仍需持续推进的阶段。在留期限的管理、若为特定技能则法定支援计划的实施及定期与随时申报的遵守、转职或离职时对本人申报事项的告知，以及职场环境的完善——由组织对这些事项进行系统化应对，正是长期雇用关系的基础。
尤其预计今后，日语能力的提升与各类在留资格相关联的趋势将进一步增强。因此，也请将日语教育视为留任支持工作中的重要一环。
关于从招聘到在留资格的申请、更新、变更等外籍人才招聘全流程，请参阅外籍人才招聘流程一文。此外，关于招聘背后的理念，也请一并参阅外籍人才招聘从签证申请之前就已开始。
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