本文将介绍从入职当天开始的外国人雇用状况申报、社会保险、在留卡确认等流程，以及生活安置支援的实务要点。
在留资格获批、入境手续完成后，员工便迎来正式入职之日。然而对企业而言，真正的实务工作才刚刚开始。在录用外籍员工时，除了与日本籍员工共通的手续外，还需要办理若干外国人雇用特有的法定申报。
其中部分手续设有明确的办理期限，若未按期履行，还可能面临相应罚则。招聘负责人与总务负责人在办理入职手续前充分掌握全貌，是顺利完成接收工作的第一步。
本文作为外国人招聘流程中STEP 6的内容，将系统介绍入职时所需的法定手续、在留卡确认、社会保险与税务应对，以及员工生活安置支援的要点。此外，相关手续的具体内容可能随时发生变更，请以各主管官厅官方网站公布的最新信息为准。
无论是录用外籍员工还是使其离职，所有事业主均有义务向Hello Work（公共职业安定所）提交“外国人雇用状况申报”。设立该申报制度的目的在于促进外国人劳动者就业的稳定与改善，适用对象为除持有外交、公用在留资格者及特别永住者以外的所有外籍劳动者（参考：关于外国人雇用状况申报（厚生劳动省））。
申报期限根据该员工是否为雇用保险被保险人而有所不同。
办理申报时，请要求外籍劳动者本人出示在留卡或护照，核实申报事项。无需附上在留卡等证件的复印件。若怠于申报或进行虚假申报，可能被处以30万日元以下的罚款。
申报方式除利用雇用保险相关申报文件（样式2号・4号，即表格第2号、第4号）外，也可通过提交专用的“外国人雇用状况申报书（表格第3号）”来完成。此外，还可通过e-Gov或外国人雇用状况申报系统进行电子申报。
入职时，重新确认在留卡的内容十分重要。即使在面试、选拔阶段已经确认过，也应在入职当天要求员工出示原件，核实最新状况。
需要确认的主要要点如下。
在留卡内置IC芯片，通过使用出入国在留管理厅提供的“在留卡读取应用程序”，可将卡面记载信息与IC芯片中的信息进行比对，从而确认是否存在伪造或变造（参考：在留卡读取应用程序（出入国在留管理厅））。
是否留存在留卡复印件，请从个人信息保护的角度出发，按照公司内部规定妥善管理。此外，入职后也应持续管理员工的在留期限，在更新时期临近时及早提醒本人，这也有助于员工的长期留任。
即使是外籍员工，社会保险（健康保险、厚生年金保险）及雇用保险的适用条件也与日本籍员工基本相同。根据日本年金机构的说明，凡在适用事业所被常态雇用、且未满70岁者，无论国籍如何，均须成为厚生年金保险与健康保险的被保险人（参考：日本年金机构 适用事业所与被保险人）。须在雇用后5日以内向日本年金机构（事务中心或年金事务所）提交“被保险人资格取得申报书”。
在税务方面，源泉征收（预扣所得税）的处理方式可能因员工的居住状况而异。由于所得税法上“居民”与“非居民”的区分会影响所适用的税率，因此关于入境后不久的处理方式，建议参照国税厅的说明，并在必要时咨询税理士等专业人士（参考：国税厅 支付给非居民等的薪资等）。
收集My Number（个人编号）是办理社会保险和税务手续所必需的。外籍员工在市区町村窗口办理居民登记后，即会获得My Number编号。请在手续完成后确认该编号，并妥善管理。
为使外籍员工在到岗之初便能在工作中充分发挥能力，除了工作环境之外，协助其搭建生活基础同样有助于员工尽早稳定下来。以下列举几项企业可以考虑提供的支援。
住房落实 外籍人士在日本租房时，可能在落实保证人或通过入住审查方面遇到困难。建议企业事先梳理可提供的支援方式，例如提供公司宿舍或合作房源，或介绍具有外籍人士接收经验的房地产公司及担保公司。
居民登记与My Number 入境或迁入日本的外籍人士，须在其居住地的市区町村役所办理居民登记。由于My Number编号是基于居民登记发放的，请尽早督促员工完成相关手续，以便顺利推进社会保险及税务方面的办理。
开立银行账户 为了发放工资，需要开立银行账户。部分金融机构除在留卡、护照外，还可能要求提供住民票等多项证明文件。由于来日之初准备相关文件可能需要一定时间，建议在入职培训中及早向员工说明。
入职培训 请梳理外籍员工尤其容易感到困惑的要点，例如就业规则、公司内部制度、紧急联络流程等，并根据需要使用简明日语或多语言资料。在语言与文化两方面的细致说明，将对员工此后的长期留任产生重大影响。
📋 对入职手续的办理流程有疑问吗？
若您对外国人雇用状况申报的时机、社会保险的加入手续、在留卡的确认方法等接收准备事宜有任何疑问，欢迎随时向本所咨询。请先随时与我们联系。
在留资格获批之后，才是企业接收工作真正开始的阶段。外国人雇用状况申报、在留卡确认、社会保险加入手续，各自都有相应的期限和注意事项。由于遗漏手续有时会引发纠纷或招致罚则，建议企业在入职日之前准备好核对清单，留出充裕时间稳妥推进。
关于外国人招聘的全貌，请参阅外国人招聘流程；关于筹划招聘时的思路，我们也在外国人招聘从签证申请之前就已开始一文中作了说明。入职后的留任支援（STEP 7）内容，我们将在后续文章中为您介绍。
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