梳理外国人聘用相关的三种在留资格手续的区别与流程，以及转职时的申报义务
在聘用外国人才时，人们常常使用“签证申请”这一说法，但准确来说，需要办理的是在日本从事工作所需的“在留资格”相关申请手续。该手续会因候选人当前所处的状况而有所不同，大致可分为三种类型。
一旦发出录用内定，接下来需要考虑的是“该候选人需要经过哪种手续、何时才能入职”这一问题。由于手续种类不同，所需的申请期间和材料也各不相同，因此重要的是让相关准备工作与招聘计划同步推进。
本文将梳理在留资格认定证明书交付申请、在留资格变更许可申请与就劳资格证明书这三种手续的区别及流程，以及转职时外国人本人所须承担的申报义务。关于在留资格的选择方法，请参阅前一步骤（确认与探讨在留资格）。外国人聘用的整体流程可参阅外国人聘用的流程。
与在留资格相关的手续，会因候选人当前所在的位置、持有何种在留资格，以及属于新聘还是转职而有所不同。
**在留资格认定证明书交付申请（COE申请）**是在邀请居住于海外的外国人时使用的手续。通过在入境前获得在留资格的认定，取得可使驻外机构（大使馆·领事馆）签证申请更顺利进行的证明书。
在留资格变更许可申请是已在日本在留的外国人，在需要转换为与当前不同的在留资格时所办理的申请。例如应届聘用留学生，或需要从其他就劳类资格变更的情形均属此类。
就劳资格证明书是一种任意性证明书，用于请入管局确认转职后的就劳活动是否符合当前的在留资格。虽然并无法律上的义务，但对企业与外国人双方而言，都是能够事先确认适合性、令人安心的依据。
在聘用居住于海外的外国人时，需在本人入境前办理在留资格认定证明书交付申请。将所获得的证明书提交至驻外机构（大使馆·领事馆），即可较为顺利地获得签证的签发及上陆许可。
申请人除外国人本人之外，接收机构（雇用企业）的职员，或律师、行政书士等作为申请代办人也可代为办理手续。由于这是企业方能够积极参与的手续，通常会与接收准备工作同步推进。
标准处理期间一般被认为是1至3个月，因此从内定到入职之间需预留一定的时间。此项申请无需缴纳手续费。此外，自2023年3月起，也可通过电子邮件领取证明书。
所需材料的具体内容会因预定就劳的在留资格种类而异，但有时会被要求提交劳动合同、能够体现公司业务内容及财务状况的资料，以及录用经过说明等。在招聘计划阶段就明确职务内容与雇用条件，有助于提高材料准备的准确性。
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认定证明书申请所需的材料，会因企业的行业、规模以及候选人的履历而有所不同。欢迎随时与我们联系咨询。
已在日本在留的外国人，若要从事与此前不同的活动（就劳）而需要变更在留资格时，则须办理在留资格变更许可申请。其中具有代表性的例子，是应届聘用持有留学在留资格的学生，并将其转换为就劳类在留资格的情形。
申请人除外国人本人之外，雇用企业的职员、律师、行政书士等作为申请代办人也可代为办理手续。
标准处理期间一般被认为是1至2个月，但实际上往往需要2至3个月左右，这是实际情况。由于必须在当前在留期间尚有剩余时提出申请，因此一边确认在留卡上的在留期限、一边把握申请时机十分重要。获批时须缴纳申请手续费6,000日元（如通过在线申请则为5,500日元）（费用为2026年7月1日现在）。
需要根据变更后的在留资格种类准备相应的申请材料，审查内容包括职务内容、学历、职业经历与在留资格之间的适合性。在内定阶段就将职务内容明确整理清楚，有助于审查更顺利地通过。
就劳资格证明书，是证明外国人拟从事的就劳活动是否基于当前在留资格获得认可的一种任意性文件（参考：出入国在留管理厅）。若为转职情形，可事先确认新任职单位的业务内容是否与当前在留资格相适合，因此对企业与外国人双方而言都是有益的手续。
若涉及转职等工作单位变更的情形，标准处理期间有时约需1至3个月。手续费为2,000日元（如通过在线申请则为1,600日元）。
另一方面，若发生转职、离职、就职，或所属机构歇业、名称变更等情况，外国人本人负有办理有关合同机构的申报的义务，须自事由发生之日起14日以内向入管局提交申报。
该申报须由外国人本人办理，并非可由雇用企业代为提交的制度。适用该申报义务的在留资格包括技术・人文知识・国际业务、高度专门职、研究、介护、技能、特定技能等。申报方式可通过在线、窗口或邮寄方式进行，若采用在线申请，则无需附加材料。
对于接收外国人的企业而言，宜在转职或离职发生之前，就事先向外国人本人告知存在此项申报义务。
在留资格的申请手续，会根据候选人当前所处的状况，从认定证明书、变更许可申请、就劳资格证明书中选择相应的一种。每种手续各有其标准处理期间，会直接影响到招聘时间安排，因此在内定后尽早理清手续的大致进度十分重要。
此外，本文虽未详细展开，但在审查中，接收企业的财务状况以及申请人以往的在留状况也会一并受到确认。
另外，若发生转职情形，除了可考虑活用就劳资格证明书之外，也建议事先确认外国人本人的申报义务（须于事由发生后14日以内办理）。
关于外国人聘用整体七个步骤的详细内容，请参阅外国人聘用的流程。关于在开始招聘之前应当把握的理念，也请一并参阅外国人聘用从签证申请之前就已开始。
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